Pozor na GDPR. Týká se vašich zaměstnanců

Vlastníte firmu a máte několik zaměstnanců? Jistě víte, že vešlo v platnost takzvané GDPR, které vychází, upravuje ochranu osobních údajů. Každý zaměstnavatel se tímto novým ustanovením, jež platí od konce letošního května, musí řídit, i když je to v mnohých hledech velice problematické a nepraktické. Nové GDPR totiž obsahuje celou řadu právních předpisů, které je třeba prostudovat, protože upravují zpracování dat zaměstnanců. Podívejme se na to, jak se GDPR týká vašich zaměstnanců.

Mnozí zaměstnavatelé si neuvědomují, že na GDPR musí dbát už během pohovoru, tedy před vznikem pracovního poměru. Už před vznikem pracovního poměru jste totiž dostali o pracovníkovi jeho osobní údaje, s nimiž se musí nakládat opatrně. Před vznikem pracovního poměru, tedy konkrétně před samotným pohovorem, je možné osobní údaje zpracovávat bez souhlasu uchazeče o místo. Pokud se však stane, že uchazeč o volnou pracovní pozici neuspěje, je třeba, aby byly životopisy skartovány nebo vymazány. Přesně tak to nařizuje GDPR.

Co když si chci životopisy ponechat?

Často se stává, že si chce zaměstnavatel životopisy ponechat do budoucna. Třeba pro případ, kdyby se uvolnila volná pracovní pozice, která je pro uchazeče vhodnější. V tomto případě je nutné si od majitele životopisu vyžádat souhlas, protože budete vlastnit jeho osobní údaje po nějakou dobu, co on se už o společnost nebude zajímat.

Pozor si však dejte na samotné fotografie. I když vám bude udělen písemný souhlas o držení životopisu, tedy o držení osobních údajů, fotografie vždy musí být vymazána, jelikož se jedná o biometrický údaj, k němuž není právní základ pro zpracování.

Kdy zaměstnavatel nepotřebuje souhlas?

V případě, že je navázán pracovní poměr s potencionálním zaměstnancem, nemusíte si vyžadovat souhlas v době, kdy vedete personální nebo mzdovou agendu. Jedná se o jisté druhy zpracování, pro které souhlas není potřeba.